Informacja o ochronie danych osobowych

INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W GANSA EKONOMIKA s.r.o.

GANSA EKONOMIKA s.r.o. informuje Państwa o sposobie i zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów do pracy, dostawców, klientów itp. (zwanych dalej „osobami fizycznymi”) oraz o zakresie praw osób, których dane dotyczą, związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych, które przetwarza na podstawie wewnętrznej dyrektywy GANSA EKONOMIKA s.r.o. w sprawie Polityki Ochrony Danych Osobowych (zwanej dalej „Polityką Ochrony Danych Osobowych”).

Niniejsza Polityka reguluje, w rozumieniu art. 12 i następnych Rozporządzenia UE 2016/679 o ochronie danych osobowych z późniejszymi zmianami (dalej „RODO”), obowiązek Administratora Danych do przekazania Podmiotowi Danych następujących informacji dotyczących ochrony danych osobowych uzyskanych od Podmiotu Danych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w szczególności:

1. Identyfikacja Administratora Danych

Nazwa firmy: GANSA EKONOMIKA s.r.o.

z siedzibą przy Hasičská 930/53, Ostrava – Hrabůvka 700 30, Regon: 261 98 126

Osoba odpowiedzialna za ochronę danych osobowych: inż. Martin Šalplachta

Strona internetowa: www.gansa-ekonomika.eu

(zwany dalej „Administratorem danych” lub „GANSA EKONOMIKA s.r.o.”)

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

GANSA EKONOMIKA s.r.o. zbiera lub w inny sposób przetwarza w ramach swojej działalności lub innych działań następujące dane osobowe osób fizycznych, z którymi GANSA EKONOMIKA s.r.o. nawiązuje kontakt, które można podzielić na następujące kategorie, a mianowicie:

a) Dane osobowe adresowe i identyfikacyjne osób fizycznych

(imię i nazwisko (w tym wszystkie poprzednie nazwiska), tytuł, data i miejsce urodzenia, wiek, stały adres, płeć, narodowość, numer urodzenia, podpis, numery dostarczonych dokumentów tożsamości, prywatny adres e-mail, prywatny numer telefonu)

b) Inne adresowe i identyfikacyjne dane osobowe osób fizycznych – przedsiębiorców (osób prowadzących działalność gospodarczą)

(nazwa firmy, adres miejsca lub siedziby działalności, adres rozliczeniowy, jeśli jest inny, numer rejestracyjny, numer identyfikacji podatkowej (w przypadku osoby fizycznej powstaje on na podstawie numeru urodzenia osoby fizycznej dostępnego w rejestrach publicznych)

c) Opisowe dane osobowe osób fizycznych

(wykształcenie, dotychczasowy staż pracy (w celu prawidłowego obliczenia wynagrodzenia), rodzaj otrzymywanej emerytury lub renty (w celu prawidłowego obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach społecznych), zakład ubezpieczeń zdrowotnych (w celu opłacenia ubezpieczenia zdrowotnego), rozmiar odzieży i obuwia roboczego, fotografia (np. do wykorzystania w formacie paszportowym jako dane identyfikacyjne do wpisywania na kartach identyfikacyjnych)

d) Informacje o innych osobach fizycznych

(dane osobowe dotyczące członków rodziny (np. w przypadku pracowników liczba dzieci, w zakresie wymaganym przez przepisy szczególne, w szczególności w zakresie podatkowym), prywatny numer telefonu członka rodziny (do wykorzystania jako dane kontaktowe pracownika w niezbędnych celach pracodawcy lub w nagłych przypadkach)

e) Inne dane

(informacje o ukończonej edukacji, kursach i szkoleniach, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia i przebiegu czynności zawodowych, dokumentacja zdrowotna dotycząca osoby niepełnosprawnej, dokumentacja dotycząca ograniczeń zdrowotnych i badań profilaktycznych, dokumentacja socjalna, w tym dane z systemu zabezpieczenia materialnego (SHZ), prowadzona ewidencja wojskowa (w zakresie wymaganym przez przepisy szczególne), rachunek bankowy (np. w celu wypłaty wynagrodzenia lub innych świadczeń na podstawie zawartej umowy)

f) Wrażliwe dane osobowe osób fizycznych

(stan zdrowia)

3. Cele przetwarzania danych osobowych

GANSA EKONOMIKA s.r.o. jest uprawniona do zbierania lub innego przetwarzania powyższych danych osobowych jako ich Administrator danych tylko w określonym celu, przy czym podstawowymi celami przetwarzania danych osobowych w GANSA EKONOMIKA s.r.o. są:

Zapewnienie realizacji poszczególnych przedmiotów działalności i innych czynności, jak przede wszystkim zapisane w rejestrze handlowym i działalności gospodarczych lub na podstawie innych upoważnień niezbędnych do prowadzenia działalności,
Zapewnienie realizacji relacji dostawca – odbiorca na podstawie zawartych umów,
Zapewnienie realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy u pracodawcy i innych stosunków,
Przestrzeganie ustawowych obowiązków podatkowych i innych obowiązków prawnych,
Obsługa telewizji przemysłowej i innych systemów monitoringu na terenie firmy niezbędnych do zapewnienia ochrony i bezpieczeństwa działań,
Odzyskiwanie długów i inne rozwiązywanie sporów.

Zgodnie z art. 6 RODO, Administrator Danych przetwarza jedynie dokładne dane osobowe, które uzyskał zgodnie z obowiązującym prawem, oraz gromadzi i przetwarza takie dane osobowe jedynie w określonym zakresie i przez określony czas.

GANSA EKONOMIKA s.r.o. jest uprawniona do gromadzenia lub innego przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jako ich Administrator Danych tylko w określonym celu, przy czym podstawowymi celami przetwarzania danych osobowych w GANSA EKONOMIKA s.r.o. są:

Zapewnienie realizacji poszczególnych przedmiotów działalności i innych czynności, jak przede wszystkim zapisane w rejestrze handlowym i działalności gospodarczych lub na podstawie innych upoważnień niezbędnych do prowadzenia działalności,
Zapewnienie realizacji relacji dostawca – odbiorca na podstawie zawartych umów,
Zapewnienie realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy u pracodawcy i innych stosunków,
Przestrzeganie ustawowych obowiązków podatkowych i innych obowiązków prawnych,
Obsługa telewizji przemysłowej i innych systemów monitoringu na terenie firmy niezbędnych do zapewnienia ochrony i bezpieczeństwa działań,
Odzyskiwanie długów i inne rozwiązywanie sporów.

Zgodnie z art. 6 RODO, Administrator Danych przetwarza wyłącznie dokładne dane osobowe, które uzyskał zgodnie z obowiązującym prawem, oraz gromadzi i przetwarza takie dane osobowe wyłącznie w określonym zakresie i przez określony czas.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 6 rozporządzenia RODO, GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako Administrator danych może przetwarzać dane osobowe osób fizycznych jako podmiotów danych w celach określonych powyżej wyłącznie na podstawie następujących podstaw prawnych przetwarzania:

(a) na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, udzielonej GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako Administratorowi danych (tj. na podstawie konkretnej i dobrowolnie wyrażonej zgody udzielonej z wyprzedzeniem, która ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy konkretne przetwarzanie danych osobowych nie jest uzasadnione innymi prawnymi podstawami przetwarzania wymienionymi w lit. b)-f));

b) ich przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy zawartej przez GANSA EKONOMIKA s.r.o. lub do realizacji działań podjętych przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (tj. ze względu na wynegocjowane lub negocjowane stosunki umowne i ich wykonanie w celu zapewnienia funkcjonowania zakładu);

c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako Administrator (tj. z tytułu przepisów rachunkowych, podatkowych, przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych itp. bezpieczeństwa, itp.);

d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą;

e) jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przysługującej Administratorowi;

f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako Administratora (tj. dla ochrony mienia i osób, windykacji należności, bezpieczeństwa i higieny pracy itp.)

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające dane osobowe

GANSA EKONOMIKA s.r.o. przetwarza dane osobowe Podmiotów danych wyłącznie na potrzeby funkcjonowania swojego zakładu. W ramach GANSA EKONOMIKA s.r.o. dane osobowe są przetwarzane przede wszystkim przez pracowników upoważnionych przez pracodawcę do prowadzenia określonej bazy danych w określonych celach.

Administrator danych jest uprawniony do przekazywania danych osobowych tylko wtedy, gdy jest do tego zobowiązany na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli odpowiednie przepisy prawa nie stanowią inaczej, GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako administrator danych może przekazywać dane osobowe innym administratorom danych tylko wtedy, gdy posiada zgodę osoby, której dane dotyczą, na takie przekazanie.

Ponadto GANSA EKONOMIKA s.r.o. może korzystać z usług Przetwarzającego dane do przetwarzania danych osobowych w określonych celach, przy czym odpowiedzialność za te założone umownie czynności musi być uregulowana na podstawie umowy o przetwarzanie danych osobowych. GANSA EKONOMIKA s.r.o. jako Administrator danych informuje ponadto, że nie przekazuje danych osobowych pracowników za granicę ani nie wykorzystuje ich w celach marketingowych.

6. Prawa i obowiązki osoby, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

dostępu do danych osobowych, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od Administratora danych potwierdzenie, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli tak, to prawo do uzyskania dostępu do takich danych osobowych oraz informacji o nich (art. 15 Rozporządzenia RODO);
do sprostowania danych osobowych, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od Administratora Danych sprostowania niedokładnych danych osobowych jej dotyczących lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych bez zbędnej zwłoki (art. 16 Rozporządzenia RODO);
do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym), tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, aby Administrator Danych bez zbędnej zwłoki usunął dotyczące jej dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z podstaw z art. 17 Rozporządzenia RODO;
do ograniczenia przetwarzania, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, aby Administrator Danych ograniczył przetwarzanie danych osobowych w przypadkach, o których mowa w art. 18 rozporządzenia RODO;
obowiązek powiadomienia, tj. Administrator Danych powiadamia poszczególnych odbiorców, którym ujawniono dane osobowe, o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, z wyjątkiem sytuacji, gdy okaże się to niemożliwe lub będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 19 RODO);
prawo do przenoszenia danych, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo do uzyskania dotyczących jej danych osobowych, które dostarczyła administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, oraz prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na zgodzie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na umowie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (art. 20 RODO);
sprzeciwu, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) GDPR (art. 21 rozporządzenia RODO);
nie podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo nie podlegać żadnej decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, która wywołuje skutki prawne dotyczące tej osoby lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa (art. 22 RODO);
prawo do bycia powiadomionym o naruszeniu danych osobowych, tj. osoba, której dane dotyczą, ma prawo być powiadomiona przez Administratora Danych o naruszeniu danych osobowych bez zbędnej zwłoki, jeżeli dane naruszenie danych osobowych może spowodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych (art. 34 RODO);
złożenia skargi do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 RODO,
prawo do uzyskania informacji o monitorowaniu Podmiotu Danych przez GANSA jako Administratora Danych,
prawo do odszkodowania za poniesione szkody,
prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie.

Ponadto, w przypadku zmiany swoich danych osobowych, Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do niezwłocznego powiadomienia GANSA, a.s. jako Administratora Danych o takiej zmianie.

7. Ograniczenie czasu trwania przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane u Administratora Danych przez okres, który jest bezwzględnie konieczny, tj. przez czas określony przepisami prawa lub przez czas trwania stosunku umownego lub uzasadnionego interesu (np. przez okres przedawnienia praw określony przepisami prawa cywilnego).

Jednocześnie Administrator Danych informuje, że przyjął wewnętrzne zasady archiwizacji i niszczenia dokumentów.

8) Skuteczność działania

Niniejsza informacja o przetwarzaniu danych osobowych w GANSA EKONOMIKA s.r.o. wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.